Werkgevers laten veel geld liggen doordat ze te veel sociale verzekeringspremie betalen. Reden hiervoor zijn fouten in de salarisadministratie. Administrateurs passen de wet- en regelgeving niet goed toe. Dat berichtten diverse media in april 2013 naar aanleiding van een onderzoek door een verzekeraar. Wet- en regelgeving veranderen zeer snel. Voor veel salarisadministrateurs is het onbegonnen werk om die bij te houden. Hun huidige taak vergt immers ook alle aandacht. Daarnaast krijgen ze steeds meer vragen op zich afgevuurd van het management dat in de financiële katernen van de dagbladen over zaken leest zoals het onderzoek van die betreffende verzekeraar. Ze krabben zich achter de oren en gaan twijfelen of ze nog wel de juiste persoon hebben die de salarisbetalingen doet. Mogelijk is uitbesteding een optie?

Hoe je het ook wendt of keert, loonverwerkers springen hierop in door hun diensten extra te benadrukken. Maar wat moet je als werkgever nu kiezen? Een loonverwerker, de huisaccountant? Niets is zo vervelend dan achteraf ervaren dat de salarisadministratie uitbesteden salarisverwerker in de praktijk niet goed of te duur blijkt te zijn.

Let op onderstaande valkuilen:

1. De leverancier ondersteunt geen geautomatiseerde regelingen waardoor handmatige verwerkingen noodzakelijk zijn. Denk aan WW premies, zorgverzekeringen, kilometervergoedingen, overwerkregelingen, verlof en uitruilmogelijkheden van salariscomponenten.
2. De leverancier brengt extra kosten in rekening voor controle-, pro forma berekeningen en correcties.
3. De rapportagemogelijkheden zijn beperkt of niet beschikbaar
4. Het exporteren of importeren van gegevens is omslachtig of niet mogelijk. Denk hierbij aan mutaties uit bijvoorbeeld het urensysteem, gegevens voor rapportages en journaalposten.
5. De mogelijkheden voor het aanmaken van journaalposten zijn beperkt. Bijvoorbeeld het verbijzonderen op het juiste niveau wordt niet ondersteund.
6. De leverancier biedt niet de flexibiliteit om delen van het salarisproces uit te besteden en de mate van uitbesteding aan te passen naar behoefte in de tijd.
7. De salarisleverancier werkt uitsluitend met langdurige contracten.

Kortom je loonadministratie uitbesteden heeft zijn voor- en nadelen. Je zult zelf moeten kijken wat voor jouw organisatie het beste is,